Vom Diddl-Block zum Wissenstransfer-Song

Elena Schüßler-Roggenhofer: Hallo Markus!

Markus Vüllers: Hallo Elena!

Elena Schüßler-Roggenhofer: Letzte Woche ist anders gelaufen als geplant. Aber wie oft mein Credo ist, planlos geht der Plan los. Manchmal schon. Heute haben wir einen Plan und ich werde ihn durchziehen.

Markus Vüllers: Ja so sind wir,

Markus Vüllers: Perfekt, da musst du straff dran arbeiten, dann kriegen wir das auch hin.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ja, genau. Aber bevor wir das machen, starten wir doch mal mit einer Wissensperle. Die Wissensperle der Woche, Markus.

Markus Vüllers: Ich hab ne richtig coole. Ich war im Kloster.

Elena Schüßler-Roggenhofer:

Elena Schüßler-Roggenhofer: Hmm.

Markus Vüllers: Und im Kloster war eine Ausstellung. Also das Kloster ist das Kloster Dalheim hier bei uns in der Gegend. Wir sind mit dem Fahrrad dahingefahren, weil wir das immer machen, wenn da irgendeine Ausstellung ist. Die machen immer ziemlich coole Ausstellungen. Wir haben also eben so eine Kloster Ausstellung, die uns jetzt weniger interessiert. Diesmal fanden wir den Keller ganz interessant. Also das Klostergewölbe, das war jetzt auch anzuschauen.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mhm.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mmh.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Kui.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mhm.

Markus Vüllers: Da standen dann ganz viele Gewürze und Düfte und Gerüche, so wie die Mönche, dass da damals irgendwie... ne, warte mal, ich weiß gar nicht, ob da Mönche oder Nonnen waren, keine Ahnung, ist auch egal. Der Keller war gut und dann gab es die Ausstellung. Die Ausstellung heißt Die Macht der Regeln.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mhm.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mh.

Markus Vüllers: Und das war richtig cool. Also ich bin ja auch so einer, der in vielen Fällen sich sehr gern an Regeln hält und Regeln braucht. Manchmal auch gegen Regeln verstößt. Und die haben also wirklich eine sehr interessante Ausstellung aufgebaut. Das fing also wirklich an. Es war dabei das Regelwerk rund die Handtücher, die deutsche Touristen in Mallorca oder auf Mallorca auf ihre Liegen legen. Mit der Fragestellung gehört die Liege dann mir. Also welche Regeln gibt es das Handtuch? Das ging aber auch DIN-Normen und Regeln im Mittelalter. Es ging Knigge. Die hatten also wirklich das gesamte Spektrum von Sportregeln über Klassenregeln, Regeln in Unternehmen, zwischen Menschen, ungeschriebenen Regeln. Also alles, was es so gibt. Sehr anschaulich, sehr gut dargestellt.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mhm.

Markus Vüllers: fand ich total gut.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Und was ist die größte Regel im Wissenstransfer?

Markus Vüllers: Boah, du brauchst jetzt eine Frage raus.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Hahahaha

Markus Vüllers: Wertschätzung?

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mh.

Markus Vüllers: sich auf Neues einzulassen. Und die Spielregel heißt, gewisse Struktur braucht es halt. Es braucht schon einen, der den Prozess moderiert und der Wissensgeber sollte sich an die Regeln des Moderators oder der Moderatorin auch halten. Aber du hattest eine andere Regel im Kopf beim Wissens-Transfer.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ich musste dann selber schnell drüber nachdenken, als ich die Frage gestellt habe. Es war ja spontan, weil planlos geht ja der Plan los. Ich habe dann, während du sprachst, wo ich nichts zugehört habe, übernacht gedacht, Mann, ey. Was ich sagen würde, ich glaube, würde sagen, Wissenstransfer funktioniert nicht, wenn Wissen einfach nur weitergegeben wird, es muss auch ankommen.

Markus Vüllers: Hm? Hm?

Markus Vüllers: Das passt zu deiner Kollegatorgeschichte.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Die Kuligatorgeschichte, ja, das stimmt.

Markus Vüllers: Ja, das war wirklich meine Wissensperle. Ich habe da ganz viel gelernt, ich ganz viel gelesen. Wir waren länger in der Ausstellung, als wir gedacht haben. Und ich war wirklich beeindruckt, welche Vielfalt an Regeln es gab, gibt und hoffentlich auch zukünftig noch geben wird. Weil ganz ohne ist es Anarchie.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ja, meine Wissensperle war das Webinar, was wir zusammen gemacht haben. Wir haben da ja auch noch gar nicht drüber gesprochen, also ist es ja ganz praktisch, dass ich das jetzt einfach nehmen kann. Wir hatten es ja angeteased, dass wir kurz auch noch drüber reden werden, bevor wir thematisch einsteigen. In der letzten Folge haben wir das gesagt, nicht heute. Genau.

Markus Vüllers: Und was war deine?

Markus Vüllers: cool.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Meine Wissensperle war, dass wir im Grunde, wir, du, Markus und ich, ganz toll zusammenarbeiten und wir so viele Sachen einfach aus der Lameng machen, dass wir viele Dinge gar nicht mehr absprechen müssen, wie zum Beispiel alles rund den Podcast. Also ich meine, das einzige, was wir da mittlerweile noch vorbereiten, ist, wenn wir inhaltlich wirklich tief reingehen, dass wir schon sagen, was ist unser Thema, dass sich jeder einmal darauf vorbereiten kann. Aber ansonsten passiert alles andere ja einfach beim Tun. Und da hatten wir diese Webinarsituation und ich finde, da konnten wir beide noch mal sehen, dass wir da vielleicht noch mal mehr miteinander sprechen können, ohne das jetzt irgendwie zu werten. Ich finde, das war ein ganz tolles Webinar gewesen. Ich glaube auch, dass wir einen guten Mehrwert geschaffen haben. Aber es hat mir auch gezeigt, dass wir irgendwie so eingespielt sind, dass wenn dann eine neue Situation kommt, wir dann trotzdem irgendwie noch mal die gemeinsamen Absprachen brauchen. Und das finde ich sehr wertvoll, weil an sich hat es mir so viel Spaß gemacht, und das habe ich dir auch im Nachhinein schon gesagt, dass ich mir gut vorstellen kann, dass wir einfach gemeinsam mal so eine Webinareihe machen.

Markus Vüllers: Hm?

Elena Schüßler-Roggenhofer: Und das ist meine Wissensperle.

Markus Vüllers: Ja, sehr cool. Das ist ja auch ein cooler Input. Webinareihe kann ja dann so eine Art Live-Podcast sein. Das war also wirklich dann auch in dem Live-Event, in dem Webinar einfach mitlaufen lassen. Und dann gibt es halt vielleicht auch mal einen Podcast, der 45 Minuten geht, wo wir Dinge zusammenfassen. Ja, aber ich sehe das auch so. Und wir haben ja kurz danach telefoniert und mir ist dann auch nochmal deutlich geworden, das hat ja immer

Elena Schüßler-Roggenhofer: Zum Beispiel, ja.

Markus Vüllers: Wenn man gut eingespielt ist, hat das immer so eine gewisse, auch ein gewisses Risiko, dass man sich zu sicher fühlt. Und wenn man richtig gut bleiben möchte, dann muss man halt eben manchmal den Schritt zurückgehen und sich dann doch vielleicht etwas besser im Vorfeld absprechen. Wir können das Geheimnis ja lüften. Das ist wirklich eine ganz einfache Kiste. Wir haben zwei Bildergeschichten erzählt und unser Learning war an der Stelle auch, dass wir einfach uns, wenn wir uns im Vorfeld

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ja, genau.

Markus Vüllers: besser abgesprochen hätten, die eine oder andere redundante Folie nicht gehabt hätten im Webinar. Das war für die Teilnehmenden wahrscheinlich nicht schlimm, aber uns ist halt aufgefallen.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Wir haben zumindest kein negatives Feedback bekommen. Ja, das war interessant und war irgendwie schön, weil das doch noch mal so bisschen so eine neue Challenge war und wir, ich, da auch noch mal gut dran wachsen konnten jetzt. Und es natürlich auch wieder eine Perspektive aufgezeigt hat, die wir einfach in Betracht ziehen können, weiter zu arbeiten, Dinge zu machen, auch neben den Kunden in Projekten, neben dem Podcast.

Markus Vüllers: Genau.

Markus Vüllers: Ja, absolut. Ja, und jetzt kommt unser vergessenes Thema von der letzten Woche. Worüber wollen wir denn sprechen?

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ja, nachdem wir letztes Mal ja schon über temporäres Ausscheiden sprechen wollten, werden wir das heute tun.

Markus Vüllers: Hm?

Markus Vüllers: Mhm.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Und vielleicht, Markus, für den Einstieg, magst du mal definieren, was ist überhaupt temporäres Ausscheiden aus der Organisation?

Markus Vüllers: Also ich für mich ist temporäres Ausscheiden immer mit einer gewissen Überraschung verbunden, obwohl das nicht so ist. Das werden wir gleich mit Sicherheit noch auseinander pflücken, dass temporäres Ausscheiden auch durchaus geplant sein kann. Aber für mich ist es tatsächlich immer so ein bisschen damit verknüpft, dass jemand für einen Zeitraum X das können kann eine Woche sein.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mhm.

Markus Vüllers: Es kann auch ein Tag sein, aber in der Regel ist es halt ein bisschen länger. Können auch mal drei Monate oder sechs Monate oder zwölf Monate sein. Eine Organisation verlässt. Die Organisation so ein bisschen in dem Traum zurücklässt. Der kommt ja wieder. Es wird schon nicht so schlimm. Und das Erwachen entsteht dann, wenn er nicht mehr da ist.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ja.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ja, finde ich war eine sehr schöne Definition. Also temporäres Ausscheiden ist einfach anders als jetzt, wenn jemand in Rente geht, mit dem Fall verknüpft, dass diese Person noch mal wiederkommt. Das kann Wie gesagt, sehr kurz sein, dass man nicht in der Organisation ist, sei es aufgrund von einer kurzen Krankheit, aufgrund von Urlaub, aufgrund von einer Dienstreise, wo man ja dann auch nicht vor Ort ist und vielleicht nicht so erreichbar wie sonst. Ein Auslandseinsatz oder aber auch bisschen längere Dinge, so was wie ein Sabbatical, wenn man länger krank ist, eine Elternzeit, wenn man eine Weiterbildung macht. Das heißt, man ist einfach nicht in der Organisation. Und die Frage, die man sich dann als Unternehmen stellt, ja, was passiert oder stellen sollte, nicht alle tun das, was passiert eigentlich mit dem Wissen, wenn die Person morgen für einen Zeitraum X nicht mehr da ist? Und da sehen wir ja jetzt schon, dass die Situation eigentlich sehr ähnlich ist. Ob wir uns jetzt vorstellen, dass die Person für einen Zeitraum X nicht mehr da ist oder ob die Person dann einfach gar nicht mehr wiederkommt. bringt beides mit sich, dass wir uns mit dem Thema Wissenstransfer beschäftigen sollen.

Markus Vüllers: Und man muss aus meiner Sicht glaube ich auch feststellen, dass der Anteil des temporären Ausscheidens in der heutigen Zeit, wenn ich jetzt mal die 40 Jahre Berufsleben Revue passieren lasse, der Anteil nimmt zu. Das hat es in der Form vor 20 Jahren nicht gegeben. Also ich habe auch mal temporär für sechs Wochen gefehlt. Das war geplant. Das war ein Langzeitarlaub in Australien.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mmh.

Markus Vüllers: Das war vorbereitet. Da war ich jetzt auch nicht unbedingt erreichbar, weil das war zu einer Zeit, da gab es noch kein Handy. Da hätte man mir ein Fax schicken können und dann hätte ich das vielleicht irgendwo gekriegt und hätte es gelesen, aber das hat nichts mit direkter Hilfe dann im Betrieb zu tun. Aber das nimmt zu. Also dieser Anteil temporäres Ausscheiden nimmt zu. Also alles, was man dann heute in den Betrieben halt häufig hört.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mm-mm.

Markus Vüllers: plötzlich Ausfall wegen Burnout, krankheitsbedingt. Das sind dann schon so Dinge, die dann ganz schön in die Organisation einschlagen und zu Problemen führen.

Elena Schüßler-Roggenhofer: und was ich auch oft vermisse, ist der Umgang damit ist ganz häufig daran geknüpft, dass dann seitens des Unternehmens, sage ich jetzt mal ganz global, kommt, ach die Person, kommt ja wieder. Da finden wir eine Übergangslösung, das kriegen wir schon irgendwie hin. Was aber da auch wieder nicht bedacht wird und wir stellen ja auch ganz oft den Menschen in den Fokus ist, ja wie funktioniert das denn dann, indem nämlich andere das auffangen? Und die anderen haben dadurch in schlecht vorbereiteten Fällen einfach eine Überlastung, was ja irgendwie, da beißt sich die Katze den Schwanz wieder zu potenziellem Ausfallfallen führen könnte. Das kann dazu führen, dass ich vielleicht generell unzufriedener werde, im überschwitzten Fall jetzt einfach innerlich kündige und dann eher sogar noch weniger Leistung erbringe, als dass ich das noch mit auffange. Und dann ist die Person dann einfach irgendwann ganz weg. Das heißt, Der Umgang damit, wenn man so rangeht zu sagen, ja, ja, die Person kommt ja wieder, der schadet im schlechtesten Fall dem Unternehmen einfach noch mehr.

Markus Vüllers: Ja, ich glaube sogar, es kommt noch ein Aspekt damit zu, dieses Gefühl, das ist nur temporär, wenn es geplant ist, so ein bisschen dazu führt, wie soll man das sagen, die Szenarien nicht durchzuspielen, die auftreten können. Das wird dann so bisschen schön gefärbt.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mh.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mhm.

Markus Vüllers: Und ich will jetzt nicht über Murphy's Gesetz sprechen, dass das dann, was dann schiefgehen kann, auch wirklich passiert. Aber da ist ja teilweise schon so bisschen was dran, dass dann wirklich genau in so Moment am ersten Tag, wo dann die Person fehlt, dann auf einmal irgendwie ein neuer Kunde kommt mit ganz exotischen Anforderungen. Und das konnte dann nur genau die Person immer klären, die jetzt mal gerade für drei Monate nicht da ist. Und ich...

Elena Schüßler-Roggenhofer: Hmm.

Markus Vüllers: glaube auch, dass so ein Ereignis, eine Organisation unheimlich stressen kann.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ja. Und im Endeffekt sind die Fragen, die ich dann als Unternehmen stellen sollte, im Vorfeld. Also eigentlich ja dann allen Mitarbeitenden, weil temporär ausscheiden tut jeder, immer mal. Ist nicht hinzugehen und zu sagen, welche Aufgaben machst du? Schreib das mal nieder. Da haben wir auch schon drüber gesprochen, dass ist wirklich nicht die beste Art, Wissenstransfer zu machen, aber vielleicht ein bisschen expliziter schon mal reinzugehen. Und wenn ich wirklich auf diesen Aspekt von Lass uns einfach sehr niedrigschwellig mal gucken, was für Tätigkeiten werden hier denn so ausgeübt, zumindest zu berücksichtigen, welche Prozesse betreust du, also da schon ein bisschen detailliert hereinzugehen, welche Entscheidungen triffst du und warum, welche Kundenkontakte hast du, welche Projekte laufen gerade und welche Themen sind kritisch, wo lauern typische Probleme und was weißt nur du.

Markus Vüllers: Hm?

Elena Schüßler-Roggenhofer: Und dann haben wir so einen kleinen Rundumschlag an Fragen aus unseren Wissenskategorien, die man sehr schnell und einfach zumindest schon mal weitergeben kann und auch stetig mitdokumentieren kann, sodass, wenn es dann zu einem temporären Ausscheiden aus dem Unternehmen kommt, zumindest so eine Base schon mal da ist.

Markus Vüllers: Ich denke gerade über so ein Thema nach, was völlig banal klingt, was aber auch in die Kategorie temporäres Ausscheiden passt. sind ja jetzt gerade noch im Sommer. Das heißt also, es steht Sommerurlaub an. Es sind im Prinzip alle, die sich mal so für zwei, drei Wochen verabschieden und in den Sommerurlaub gehen und damit temporär ausscheiden für drei Wochen Urlaub. Und wenn ich mir so auch in meinem Bekanntenkreis

Elena Schüßler-Roggenhofer: Hm.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ja, genau.

Markus Vüllers: anhöre, wie da teilweise mit umgegangen wird, dann hat das definitiv was mit nicht existentem Wissenstransfer oder Wissensmanagement zu tun. Es wird an vielen Fällen einfach hingenommen oder einfach vorausgesetzt, dass man während seines Urlaubs für dringende Fragen erreichbar ist. Vielleicht sogar sein Firmen Handy mitnimmt. Schreibt keiner vor, weil das nicht darf, aber es wird dann stillschweigen vorausgesetzt.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Hmm.

Markus Vüllers: Und das zeigt eigentlich, dass diese Problematik viel weitergeht. Und wenn sich ein Unternehmen zum Ziel setzen würde, ich möchte eine Unternehmenskultur haben, wo jemand in drei Wochen Sommerurlaub in den Urlaub geht und nicht angerufen wird und nicht mit schlechtem Gewissen nach drei Wochen wiederkommt. Sein Mail-Postfach fließt über, sein Schreibtisch ist voll.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Hm.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Mhm.

Markus Vüllers: Niemand hat seine Themen weiterarbeiten können, weil keiner das Wissen hatte. Wenn das in einer Unternehmens-DNA verankert ist, so etwas zu vermeiden, dann haben wir ein Unternehmen, das eine ziemlich coole Unternehmenskultur hat, denke ich.

Elena Schüßler-Roggenhofer: würde ich auch sagen, wenn dann noch die Personen mitmachen, die auch gehen und nicht das Wissen horten, damit sie sich unentbehrlich machen, dann haben wir, ich, sehr schön funktionierendes Unternehmen und zwar beide Seiten. Ja. das wäre schön, ja. Habe ich so noch nie erlebt,

Markus Vüllers: Ist so bisschen heile Welt,

Markus Vüllers: Nee, nicht wirklich.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Also ist vielleicht jetzt ja auch ein bisschen utopisch gerade, aber ich habe schon das Gefühl, dass man mit einfachen Mitteln in so eine Richtung kommen könnte.

Markus Vüllers: Ja, ich sehe das so. Das ist aber auch so eine persönliche Einstellung, die die Führungskräfte oder auch die Fachkräfte in den Unternehmen mitbringen müssen, dass man einfach auch in der Lage ist, der gesamten Zeit, in der man arbeitet, Dinge zu teilen und nicht alleine nur Entscheidungen zu treffen und offen darüber zu sprechen und zu kommunizieren.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Hmm.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ja, ich möchte auch.

Markus Vüllers: Und ich glaube schon, dass dieses Thema Unternehmenskultur da ganz wichtigen Aspekt einnimmt in so Thema.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ja, und ich möchte auch noch ergänzen einen Aspekt, den wir so noch nie beleuchtet haben. Und zwar, wenn die Person dann wiederkommt. Und es sind ja in der Zwischenzeit auch einfach Dinge gelaufen. Wie wird denn dann das Wissen wieder rücktransferiert, sodass es da weitergehen kann? Weil da ist ja dann meistens einfach so, ja, ja, haben wir weiter beträubt und jetzt mach du mal, liest dir mal einfach die Mails durch, dann siehst du das ja schon, wo wir stehen. Da gibt es ja dann keinen richtigen Prozess hinter. Da wird ja einfach dann vorausgesetzt, die Person macht es dann ja einfach wieder. Das heißt, wenn wir über temporäres Ausscheiden nachdenken, sollten wir nicht nur darüber nachdenken, wie können wir das Wissen so verteilen, dass das in der Organisation bleibt, während die Person nicht da ist. Aber wie können wir das auch wieder rückgeben an die Person, die dann wieder kommt, damit die auch bestmöglich wieder vorbereitet ist.

Markus Vüllers: Hm.

Elena Schüßler-Roggenhofer: und nicht einfach nach zwei Tagen Arbeit komplett überfordert hängt und denkt, Gott, ich weiß gar nicht, wo mir der Kopf steht.

Markus Vüllers: Ich denke man sollte tatsächlich über ein Onboarding nach dem temporären Ausscheiden und ein Offboarding vor dem temporären Ausscheiden diskutieren.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Genau, also das ist vielleicht zu groß als Begriffe dahinter. Das muss ja nicht ganz. Aber die Fragen, die ich vorhin mit in den Raum geworfen habe, wir können die ja einfach mal bei uns in die Show Notes packen. Dann habt ihr so einen Anhaltspunkt. Einfach da mal reinzugehen, dass wir auch bei temporären Ausscheiden ein bisschen wegkommen von einfachen To-Do-Listen. Das sind die Sachen, die noch gemacht werden müssen, weil das ist noch offen geblieben. Das ist reine Informationsweitergabe. Da ist überhaupt keine Erfahrung mit reingeflossen. Hinkommen zu einem Gedanken, lass uns auch für temporäres Ausscheiden schon mal überlegen, wie können wir Erfahrungswissen weitergeben. Und zwar von der Person, geht, aber dann auch wieder zurück an die Person, die gegangen ist. Und wenn das gut funktioniert, würde ich steile These behaupten, haben wir einen tollen Stresstest dafür, wenn wirklich mal jemand komplett geht.

Markus Vüllers: Dem ist nichts hinzuzufügen,

Elena Schüßler-Roggenhofer: Das war auch Minute 20 und 20 Sekunden. Reicht man jetzt auch? Mit diesen Gedanken können wir aber alle entlassen.

Markus Vüllers: Ja.

Markus Vüllers: Hahahaha

Markus Vüllers: Ja, ein super Schlusswort. So machen wir das.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Wie ist es denn bei euch, liebe Zuhörende? Habt ihr irgendwelche Erfahrungen mit Wissenstransfer? Wenn man mal temporär nicht da ist, lasst es uns doch gerne wissen. Und wenn ihr mehr zum Thema hören wollt oder auch rund das Thema Wissenstransfer, dann abonniert die Glocke.

Markus Vüllers: Ansonsten sehen wir uns in nächsten Woche frisch und munter wieder. Bis dahin, ciao ciao!

Elena Schüßler-Roggenhofer: Auf jeden Fall. dahin, ciao!